Regulamin sprzedaży licencji

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady sprzedaży licencji na oprogramowanie Microsoft na podstawie zamówień składanych e-mailem, także przez formularz na stronie licencjedlaszkol.cloud.
2. Sprzedawcą jest Smart Cloud sp. z o.o., ul. Orawska 1/11, 52-227 Wrocław.
3. Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS.
4. KRS 0001193496, NIP 8993035219, REGON 542695650, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.
5. Kontakt ze Sprzedawcą: e-mail biuro@licencjedlaszkol.cloud.
6. Sprzedawca jest niezależnym sprzedawcą, niepowiązanym z Microsoft Corporation.
7. Microsoft, Windows i Office są znakami towarowymi grupy Microsoft. Służą tu wyłącznie do oznaczenia produktów.
8. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie licencjedlaszkol.cloud/regulamin/. Można go wydrukować albo zapisać do dokumentacji zakupu.

§ 2. Definicje i strony

1. Pojęcia użyte w regulaminie oznaczają:
   • Sprzedawca: Smart Cloud sp. z o.o., dane w § 1.
   • Zamawiający: jednostka publiczna, przedsiębiorca albo inny podmiot niebędący konsumentem, który składa zamówienie.
   • Jednostka publiczna: na przykład szkoła lub przedszkole publiczne, gmina, miasto, powiat albo urząd.
   • Nabywca: podmiot z NIP-em, wpisany na fakturze jako nabywca. W szkole samorządowej jest nim zwykle gmina, miasto albo powiat.
   • Odbiorca: jednostka, która korzysta z licencji, na przykład szkoła. Odbiorca może być inny niż nabywca.
   • Licencja: prawo do korzystania z programu Microsoft na warunkach licencyjnych producenta.
   • Klucz produktu: kod, którym aktywuje się program.
   • Wycena: informacja Sprzedawcy o cenach wybranych produktów, z pozycjami netto i brutto, datą i terminem ważności.
   • Zamówienie: wiadomość e-mail z produktami, liczbą licencji i danymi do faktury.
   • Potwierdzenie zamówienia: wiadomość e-mail, w której Sprzedawca przyjmuje zamówienie do realizacji.
   • Dzień roboczy: dzień od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Sprzedawca sprzedaje licencje instytucjom i firmom. Zamawiający nie jest konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Sprzedawca nie przyjmuje zamówień od konsumentów.
3. Zamówienie może wysłać szkoła, nawet jeśli fakturę opłaca organ prowadzący. Stroną umowy i zobowiązanym do zapłaty jest wtedy nabywca wskazany w zamówieniu.
4. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który zawiera umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, ale zakup nie ma dla niego charakteru zawodowego, korzysta z przepisów rozdziałów 4, 5a i 5b ustawy o prawach konsumenta (art. 7aa tej ustawy). Taki Zamawiający może odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Oświadczenie o odstąpieniu wysyła e-mailem na adres biuro@licencjedlaszkol.cloud; do zachowania terminu wystarczy wysłać je przed jego upływem. Sprzedawca zwraca zapłaconą cenę nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeśli Sprzedawca wysłał klucze przed upływem tego terminu za wyraźną zgodą Zamawiającego, który przed wysyłką przyjął do wiadomości, że po wysłaniu kluczy traci prawo odstąpienia, a Sprzedawca potwierdził tę zgodę w potwierdzeniu zamówienia (art. 38 ust. 1 pkt 13 tej ustawy). Bez takiej zgody Sprzedawca wysyła klucze po upływie 14 dni od zawarcia umowy. Postanowień regulaminu mniej korzystnych niż przepisy tych rozdziałów wobec takiego Zamawiającego nie stosuje się. Zamawiający może w zamówieniu oświadczyć, czy zakup ma dla niego charakter zawodowy; Sprzedawca nie uzależnia od tego zawarcia umowy.
5. Osoba, która wysyła zamówienie w imieniu Zamawiającego, oświadcza, że jest do tego upoważniona.

§ 3. Przedmiot sprzedaży

1. Sprzedawca sprzedaje licencje na programy Office i systemy Windows. Aktualna lista produktów, ich ceny oraz opisy wersji są w cenniku i poradnikach na stronie licencjedlaszkol.cloud.
2. Na zapytanie Sprzedawca wycenia też Windows Server, licencje dostępowe CAL i inne licencje. Są to na przykład Visio, Project albo SQL Server.
3. Licencje są bezterminowe. Zamawiający płaci jednorazowo, bez abonamentu i bez corocznego odnawiania.
4. Jedna licencja Office albo Windows obejmuje jeden komputer. Każdy komputer, na którym program jest zainstalowany, potrzebuje własnej licencji, także gdy stanowiska przygotowano z jednego obrazu dysku albo program jest udostępniany przez sieć.
5. Licencja Windows Server obejmuje rdzenie serwera. Dostęp użytkowników albo urządzeń obejmują licencje CAL.
6. Licencje może kupić każda jednostka publiczna i każda firma. Zamawiający nie musi potwierdzać żadnych uprawnień.
7. Sprzedawca dostarcza licencje elektronicznie. Zamawiający dostaje e-mailem klucz produktu, instrukcję instalacji i fakturę VAT.
8. Program aktywuje się przez internet, według instrukcji z wiadomości. Internet jest potrzebny do aktywacji i aktualizacji.
9. Na życzenie Sprzedawca wystawia oświadczenie o legalności licencji do dokumentacji zakupu. Prośbę warto zaznaczyć w zamówieniu.
10. Zakres korzystania z programu określają warunki licencyjne producenta obejmujące dany produkt.
11. Czy i na jakich zasadach licencję można przenieść na inny komputer, określają warunki licencyjne producenta. Przed przeniesieniem trzeba usunąć program z poprzedniego komputera, a jednej licencji nie wolno używać na dwóch komputerach jednocześnie.
12. Sprzedawca nie gwarantuje, że ponowna aktywacja po wymianie podzespołów komputera przebiegnie automatycznie. Zasady ponownej aktywacji określa producent.

§ 4. Zamówienie

1. Zamówienie wysyła się e-mailem na adres biuro@licencjedlaszkol.cloud.
2. Można też użyć formularza na stronie. Formularz niczego nie wysyła ani nie zapisuje. Przygotowuje tylko wiadomość w programie pocztowym Zamawiającego.
3. W zamówieniu Zamawiający podaje:
   • nabywcę: nazwę, adres i NIP;
   • odbiorcę, jeśli jest inny niż nabywca, na przykład szkołę;
   • NIP szkoły albo jej identyfikator wewnętrzny w KSeF, jeśli księgowość ich używa;
   • produkty i liczbę licencji;
   • adres e-mail do klucza i faktury;
   • formę płatności zgodnie z § 6;
   • prośbę o oświadczenie o legalności licencji, jeśli jest potrzebne.
4. Przed zamówieniem można poprosić o wycenę. Wycena zawiera dane Sprzedawcy, datę wystawienia, pozycje z ceną jednostkową oraz wartością netto i brutto, termin ważności i sposób dostawy. Wycena jest ważna 30 dni od daty wystawienia. Wycena nie zobowiązuje do zakupu i może służyć do rozeznania rynku albo zapytania ofertowego. Wycenę z kalkulatora na stronie można też wydrukować; wydruk ma te same elementy.
5. Sprzedawca potwierdza zamówienie e-mailem. Umowa zostaje zawarta z chwilą wysłania potwierdzenia zamówienia. Wysyłając zamówienie, Zamawiający potwierdza, że zna regulamin i go akceptuje.
6. Przed wystawieniem faktury Sprzedawca sprawdza NIP nabywcy w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście.
7. Sprzedawca może odmówić przyjęcia zamówienia, w szczególności gdy dane do faktury są niepełne, NIP nabywcy nie figuruje w wykazie podatników VAT, zamawia konsument albo Zamawiający nie potwierdzi zamówienia zgodnie z § 6 ust. 5. O odmowie informuje e-mailem.
8. Całą pracownię można zamówić w jednym zamówieniu, na jednej fakturze.

§ 5. Ceny

1. Cennik na stronie podaje cenę za licencję na 1 komputer. Podaje cenę brutto z 23% VAT oraz cenę netto.
2. Cennik podaje datę, na którą ceny są aktualne.
3. Obowiązuje cena z cennika z dnia wysłania zamówienia, chyba że Zamawiający ma ważną wycenę. Sprzedawca podaje cenę w potwierdzeniu zamówienia.
4. Windows Server i licencje CAL Sprzedawca wycenia indywidualnie, zależnie od liczby rdzeni i użytkowników. Tak samo wycenia produkty spoza cennika.
5. W terminie ważności wyceny obowiązuje cena z wyceny.
6. Przy zamówieniu powyżej 10 licencji Sprzedawca przygotowuje indywidualną wycenę. Dla takiego zamówienia obowiązuje cena z tej wyceny.
7. Dostawa e-mailem nie ma dodatkowych opłat.

§ 6. Płatność

1. Zamawiający płaci przelewem na rachunek Sprzedawcy podany na fakturze albo na fakturze pro forma.
2. Jednostka publiczna płaci na podstawie faktury VAT. Termin płatności wybiera w zamówieniu: 7, 14, 21 albo 30 dni. Jeśli nie wybierze, obowiązuje termin 14 dni.
3. Dłuższego terminu Sprzedawca nie stosuje. Limit 30 dni dla podmiotu publicznego wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
4. Termin płatności liczy się od dnia wystawienia faktury.
5. Jednostce publicznej Sprzedawca wysyła klucze przed płatnością. Przed wysyłką może poprosić o potwierdzenie zamówienia z oficjalnego adresu e-mail jednostki albo jej organu prowadzącego lub o zamówienie podpisane przez osobę upoważnioną, a do czasu takiego potwierdzenia wstrzymać wysyłkę albo zrealizować zamówienie po wpłacie na podstawie faktury pro forma.
6. Zamawiający może zapłacić przed wysyłką, na podstawie faktury pro forma. Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie trafia do KSeF. Po wpłacie Sprzedawca wysyła klucze i wystawia fakturę VAT.
7. Firmy i szkoły niepubliczne płacą przed wysyłką, na podstawie faktury pro forma, chyba że Sprzedawca w potwierdzeniu zamówienia zgodzi się na płatność po dostawie.

§ 7. Faktura

1. Sprzedawca wystawia fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wysyła ją też e-mailem na adres z zamówienia.
2. Dane nabywcy i odbiorcy Zamawiający podaje tak, jak mają być na fakturze.
3. W szkole samorządowej nabywcą jest zwykle gmina, miasto albo powiat z NIP-em JST. Odbiorcą jest szkoła.
4. Jeśli Zamawiający poda NIP szkoły albo jej identyfikator wewnętrzny w KSeF, Sprzedawca wpisuje szkołę w KSeF jako podmiot trzeci w roli odbiorcy JST.
5. Dzięki temu fakturę w KSeF może odebrać także szkoła, a nie tylko urząd.
6. Pomyłka w NIP nabywcy wymaga korekty faktury. Dlatego warto sprawdzić dane przed wysłaniem zamówienia.

§ 8. Dostawa i dokumenty dla Zamawiającego

1. Sprzedawca wysyła klucze i instrukcję instalacji e-mailem, na adres podany w zamówieniu.
2. Robi to w ciągu 1 dnia roboczego od potwierdzenia zamówienia.
3. Przy płatności przed wysyłką Sprzedawca wysyła klucze po otrzymaniu przelewu.
4. W takim przypadku wysyłka następuje w ciągu 1 dnia roboczego od wpływu przelewu. Dostawa jest wykonana z chwilą wysłania wiadomości z kluczami.
5. Jeśli wiadomość nie dotrze w terminie, Zamawiający pisze na biuro@licencjedlaszkol.cloud. Warto też sprawdzić folder wiadomości niechcianych.
6. Do dokumentacji zakupu Zamawiający otrzymuje: fakturę VAT, wiadomość z kluczami i instrukcją, na życzenie oświadczenie, o którym mowa w § 3 ust. 9, oraz dane rejestrowe Sprzedawcy. Dokumenty te warto zachować.
7. Sprzedawca zaleca prowadzenie wykazu komputerów, na których zainstalowano zakupione licencje (numer inwentarzowy, produkt, data aktywacji), oraz przechowywanie kluczy z dostępem tylko dla osób instalujących oprogramowanie.

§ 9. Wadliwy klucz i reklamacje

1. Klucz, który nie aktywuje produktu mimo użycia zgodnie z instrukcją i liczbą zakupionych licencji, Sprzedawca wymienia na nowy.
2. Zgłoszenie wysyła się e-mailem na adres biuro@licencjedlaszkol.cloud.
3. Do zgłoszenia Zamawiający dołącza zrzut ekranu z komunikatem. Podaje też numer faktury albo dane zamówienia oraz nazwę produktu.
4. Wadliwy klucz można zgłosić w ciągu 12 miesięcy od dostawy.
5. Sprzedawca odpowiada na zgłoszenie w ciągu 14 dni od jego otrzymania.
6. Jeśli wymiana klucza nie jest możliwa, Sprzedawca wystawia fakturę korygującą i zwraca zapłaconą cenę wadliwej licencji na rachunek nabywcy.
7. W sprawie ponownej aktywacji po zmianach sprzętowych (§ 3 ust. 12) oraz z uwagami do zamówienia albo faktury Zamawiający pisze na ten sam adres.
8. Wobec Zamawiających innych niż wskazani w § 2 ust. 4 odpowiedzialność Sprzedawcy z tytułu rękojmi jest ograniczona do uprawnień opisanych w tym paragrafie (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego).

§ 10. Rezygnacja z zamówienia

1. Ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość dotyczy konsumentów. Opisuje je rozdział 4 ustawy o prawach konsumenta.
2. Przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną dotyczy § 2 ust. 4.
3. Pozostali Zamawiający mogą bezpłatnie zrezygnować z zamówienia e-mailem do chwili wysłania kluczy. Po wysłaniu kluczy rezygnacja nie jest możliwa, a cena pozostaje należna także przy płatności po dostawie. Wyjątkiem jest wadliwy klucz, według § 9.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Przed zakupem Zamawiający sprawdza wymagania sprzętowe i systemowe programu.
2. Na przykład Microsoft nie wymienia zwykłego Windows 10 Home ani Pro wśród systemów, na których wspiera Office LTSC 2024.
3. Sprzedawca nie odpowiada za brak możliwości instalacji albo aktywacji na komputerze, który nie spełnia wymagań producenta, ani za skutki błędnego adresu e-mail lub błędnych danych do faktury podanych w zamówieniu.
4. Odpowiedzialność Sprzedawcy wobec Zamawiającego jest ograniczona do ceny brutto licencji, której dotyczy szkoda, i nie obejmuje utraconych korzyści.
5. Ograniczenia z ust. 4 nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani wobec Zamawiającego, o którym mowa w § 2 ust. 4.

§ 12. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych jest Sprzedawca.
2. Dane z zamówienia służą do przygotowania wyceny, realizacji zamówienia i wystawienia faktury.
3. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności: licencjedlaszkol.cloud/polityka-prywatnosci/.

§ 13. Zmiany regulaminu

1. Sprzedawca może zmienić regulamin. Nowa wersja ukazuje się na tej stronie, z datą.
2. Zamówienie potwierdzone przed zmianą Sprzedawca realizuje według wersji regulaminu z dnia potwierdzenia.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Korespondencja w sprawie zamówień odbywa się e-mailem.
2. Jeśli Zamawiający i Sprzedawca zawarli odrębną umowę, na przykład według wzoru jednostki po zapytaniu ofertowym, ta umowa ma pierwszeństwo przed regulaminem.
3. Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
4. Regulamin obowiązuje od 5 października 2026 r.

Wersja 1 z dnia 5 października 2026 r.