Faktura dla szkoły: nabywca i odbiorca

Kto jest nabywcą, a kto odbiorcą

Szkoła prowadzona przez gminę, miasto albo powiat jest zwykle samorządową jednostką budżetową. Najpóźniej od 1 stycznia 2017 r. jednostka samorządu terytorialnego (JST) rozlicza VAT łącznie ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi, w tym samorządowymi jednostkami budżetowymi. To tak zwana centralizacja rozliczeń VAT w JST.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury powinny być wystawiane na JST, z ewentualnym wskazaniem danych jednostki podrzędnej, której dotyczy zakup. Dlatego na fakturze za licencje:

• nabywcą jest JST, czyli gmina, miasto, powiat albo województwo, z NIP-em, którym posługuje się w rozliczeniach VAT;
• odbiorcą jest szkoła albo inna jednostka, która korzysta z licencji.

Szkoły i placówki prowadzone przez inne podmioty, na przykład niepubliczne, podają dane tego, kto jest stroną zakupu.

Jak wygląda taka faktura

Faktura w KSeF

Od 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązują wyjątki przejściowe. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy, także JST, odbierają faktury w KSeF.

W strukturze faktury FA(3) nabywca ma oznaczenie, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST, a dane tej jednostki wpisuje się jako podmiot trzeci z rolą „JST – odbiorca”. Ministerstwo Finansów pokazuje to na przykładzie gminy i szkoły podstawowej. Dzięki temu fakturę w KSeF może odebrać także szkoła, a nie tylko urząd.

Nasze faktury wystawiamy w KSeF i wysyłamy je też e-mailem na adres podany w zamówieniu. Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie trafia do KSeF.

NIP szkoły albo identyfikator wewnętrzny

Żeby szkoła widziała swoje faktury w KSeF, na fakturze wpisuje się jej identyfikator. Ministerstwo Finansów opisuje dwa sposoby:

• NIP szkoły. W modelu uprawnień zalecanym dla JST w danych odbiorcy podaje się NIP jednostki podrzędnej. Warunkiem jest wskazanie NIP-ów jednostek przez JST w zgłoszeniu NIP-2.
• Identyfikator wewnętrzny. JST może wygenerować w KSeF identyfikator wewnętrzny swojej jednostki. Składa się on z NIP-u JST i pięciu cyfr. Przydaje się zwłaszcza jednostkom bez własnego NIP-u.

Który sposób stosuje gmina albo powiat, wie urząd albo jednostka, która prowadzi księgowość szkoły. Prosimy podać w zamówieniu NIP szkoły albo identyfikator wewnętrzny, zgodnie z tym, co wskaże księgowość. Wpiszemy go w danych odbiorcy.

Jakie dane podać w zamówieniu

1. nabywcę: pełną nazwę JST, adres i NIP;
2. odbiorcę: nazwę i adres szkoły;
3. NIP szkoły albo jej identyfikator wewnętrzny w KSeF, jeśli księgowość ich używa;
4. adres e-mail, na który wyślemy klucze, instrukcję instalacji i fakturę;
5. produkty i liczbę licencji;
6. formę płatności: przelew z terminem albo przelew przed wysyłką na podstawie faktury pro forma.

Wiadomość z tymi danymi przygotuje formularz zamówienia. NIP szkoły albo identyfikator wewnętrzny można wpisać w polu uwag. Warunki płatności opisujemy na stronie Zakup licencji na przelew.

Sprawdzenie NIP nabywcy

Przed wystawieniem faktury sprawdzamy NIP nabywcy w wykazie podatników VAT, czyli na tak zwanej białej liście, którą prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W KSeF faktura trafia do podmiotu, którego NIP wpisano jako NIP nabywcy, dlatego pomyłka w numerze oznacza korektę dokumentu. Nasz NIP 8993035219 i status podatnika VAT również można sprawdzić w wyszukiwarce białej listy.

Zobacz też

• Zakup na przelewKolejne kroki zamówienia, termin płatności 7, 14, 21 albo 30 dni, faktura pro forma.
• Zakup licencji bez przetarguPróg 170 000 zł netto od 1.01.2026, liczenie wartości zamówienia i zasady poniżej progu.
• Zapytania ofertowe i przetargiWycena z pozycjami netto i brutto do zapytania ofertowego, rozeznania rynku i SWZ.
• Pytania i odpowiedziKrótkie odpowiedzi na pytania szkół i samorządów przed zakupem licencji.